Skip to content
Главная | Организация документооборота на предприятии регистрация документов

Организация документооборота на предприятии регистрация документов

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Удивительно, но факт! Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты пути прохождения наиболее типовых групп видов документов.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров по числу исполнителей.

Удивительно, но факт! Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения ответственным исполнителям. Оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ. Регистрация документов Регистрация документов -- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.

Организация документооборота

Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма. Они составляются для следующих целей: Они подготавливаются на основании внутренних документов. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты.

Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Именно их наличие делает составленную бумагу официальной. К общим атрибутам относятся: Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно. Код по номенклатуре дел.

Удивительно, но факт! Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения.

Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ.

В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных функциональных систем документации плановые.

Удивительно, но факт! Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер.

В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении Регистрация документов должна быть только однократной.

Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений. Мы коротко рассмотрели документооборот, его организацию и учет объема. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу. Таблица 2 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками Электронная работа с входящей документацией Электронная работа с исходящей документацией 1.

Создание проекта документа 2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу 3.

Удивительно, но факт! На данном этапе проверяется правильность доставки письма.

Согласование визирование при необходимости 5. Передача адресату конкретное подразделение 6. Рассмотрение руководителем подразделения 4.

Похожие статьи

Подписание руководителем документа 7. Назначение и передача исполнителю 5. Контроль за исполнением 6. Направление документа в дело РазноеКоличество знаков с пробелами: Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость. У каждого вида документа — свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения. Документы одного типа двигаются единообразно.

Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации — однократным. Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.

Резолюция директора должна содержать три компонента: Организация документооборота на предприятии примере ооо Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Определение и назначение

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года.

Понятие и развитие документооборота………………. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Организация документооборота Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Менеджер по персоналу занимается оформлением документов по кадровому делопроизводству.

Сотрудники компании за частую сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их рабочего времени, и также ведёт к нарушениям в оформлении документации. Знания же секретаря в области составления и оформления документов используются крайне редко, и как следствие негативно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.



Читайте также

  • Исковое заявление по дтп на возмещение материального ущерба образец
  • Бланки соглашения на раздел имущества
  • Как составить исковое заявление в суд о вступление в наследство